Informasjon for utstillere
Informasjon til utstillere Trondheim Green Fest 2021
(English below)
Dato: 28. - 29. august 2021, 11:00 til 18:00 begge dager
Sted: Place ‘d Armes (Parkeringsplassen til Kristiansten Festning)
Vi inviterer herved bedrifter, organisasjoner og næringsdrivende til å delta på Trondheim Green Fest 2021! Trondheim Green Fest skal være en arena for å vise frem mat, produkter og tjenester som setter fokus på våre hjertesaker; miljø, klima og bærekraft, helse og kosthold, dyr og dyrevelferd. Alt som tilbys på festivalen skal være rettet inn mot en eller flere av disse sakene, og alt skal være vegansk (både mat og produkter) og det skal benyttes nedbrytbart materiale.
Vi satser høyt for å sørge for at Trondheim Green Fest blir storslått og håper på å nå over 2000 besøkende pr dag. Vi har ulike størrelser på standene vi tilbyr, fra 3x3m til å dele et standbord med andre. Alle vil være i rammetelt. Det er også anledning for foodtrucks/matvogn.
Tidligere ble Trondheim Green Fest arrangert som Trondheim Vegan Fair. Vi valgte i år å bytte navn, men det skal fremdeles være en helvegansk festival. Ved å foreta dette navnebyttet håper vi å nå ut til et bredere publikum, og sette sterkere fokus på miljø, klima og bærekraft, og oppfordre til en grønnere livsstil, for jorda, helsa og dyrene. Vi ønsker å vise frem aktører fra både nær og fjern som tilbyr produkter som faller innenfor en eller flere av disse kategoriene, og håper derfor du vil bli med på laget!
Vi satser på å lage en attraktiv to-dagers utendørs festival med utstillertelt som hovedkonsept. I tillegg til utstillere som tilbyr mat, drikke, produkter, tjenester (eller annet relevant), ønsker vi å by på kjente og ukjente foredragsholdere, og ha aktiviteter for store og små. Vi syns det finnes mye bra lokalt i Trøndelag vi vil vise frem, men ønsker alle relevante aktører fra hele Norge velkommen til to-dagers festival!
Trondheim Green Fest arrangeres på frivillig grunnlag, og har ikke som målsetning om å sitte igjen med et overskudd som fordeles til privatpersoner, hverken som goder eller lønn. Alle inntekter går til arrangementer og aktiviteter knyttet til gjennomføring av festivalen for å gjøre den mest mulig attraktiv for publikum. Et eventuelt overskudd går til neste arrangement.
Kontaktinformasjon:
Epost: mail@trondheimgreenfest.no
Nettside: www.trondheimgreenfest.no
Telefon: Ellen 454 45 540 Katrin 957 34 754
Påmelding:
Påmelding skjer ved å sende inn registreringsskjemaet her: https://forms.gle/FhAskMrjUkGdS12D7
Etter at dere har fylt ut registreringsskjemaet, får dere en faktura på epost for deres valg (med eventuelle tilleggsbestillinger), med betalingsfrist 1 juni eller etter 14 dager. Påmeldingen er bindende og ikke refunderbar etter 1 juni. Dere er ikke sikret plass før standavgiften er betalt. Dersom festivalen ikke avvikles grunnet Covid-19 refunderes beløpet, også etter 1 juni. Vi forbeholder oss retten til å avlyse festivalen dersom vi ser at vi ikke kan levere en festival som står til våre forventninger, senest 20 juli 2021. Også da vil alle innbetalinger refunderes.
Standen:
Pris per stand varierer avhengig av hva du skal selge/vise. Standene er i telt (rammetelt) og varierer fra 3m x 3m til å dele et bord på 180cm med annen utstiller. Det må bestilles strøm, internett, bord og stoler utenom, vennligst kryss av dette på registreringsskjemaet. Det skal brukes medbrakt duk/dekke på bordene. Om du vil ha et større areal, ta kontakt med oss på mail@trondheimgreenfest.no. Prisen er for hele festivalen, ekskl. mva.. Det åpnes for opprigg fredag ettermiddag.
Standplassene deles inn i følgende kategorier:
Salgsstand: salg av mat/drikke som skal spises/drikkes på området eller fysiske produkter som selges på området. Standen er i rammetelt og deles med andre utstillere (se areal til rådighet i tabellen under). Strøm, internett, bord og stol(er) kan leies ekstra. Alkohol er ikke tillatt.
Stand for utdeling/demo: selger ikke produkter, men gir ut informasjon, produktprøver, har demonstrasjoner, osv. Kan selge abonnenter (blader, matkasser osv). Standen er i telt med vegger og tak. Strøm, internett, bord og stol(er) kan leies ekstra.
Foodtruck/matvogn: Salg av mat/drikke som skal spises på området. Strøm, internett, og stol(er) kan leies ekstra.
Vareprøver: Det vil være mulig å sette ut vareprøver som publikum kan forsyne seg fritt av, eller som deles ut av dere selv. Disse vil plasseres på området, men ikke i telt (kan oppbevares i telt på natt ved egeninnsats).
Ideelle/frivillige: Stands for non-profit organisasjoner som ikke har salg av produkter som en sentral del av den daglige driften (kan selge medlemskap/abonnementer). Hvis organisasjonen vil ha et større areal må man betale ordinær pris for det. Prisen kan diskuteres dersom man er nyoppstartet eller deltar på festival som dette for første gang. Ta kontakt på mail i så fall. Det er ikke anledning for disse å dele ut gratis mat/drikke (eks kaker, kaffe o.l.). Dette fordi det vil være i direkte konkurranse med utstillere som selger slike produkter. Man kan dele ut drops/slikkepinner, annet smågodt. MERK: Vi har kun 8 plasser til frivillig/ideelle organisasjoner, førstemann til mølla. Gjelder ikke politiske partier. Standen inkluderer bord om man ønsker det, bestill det i registreringsskjemaet om dere trenger ett. Strøm, internett og stol leies ekstra.
Dersom du har ønsker eller behov som ikke faller innenfor disse rammene, ta kontakt.
Viktig! Kryss av for strøm i påmeldingsskjemaet hvis du har behov for strøm til standen din. Ta med egne skjøteledninger/forgreininger. Det må evt også sørges for egen belysning om ønskelig.
Servering/salg av mat og smaksprøver
Alt som deles ut, selges eller er på standen på Trondheim Green Fest, må være vegansk (det vil si ingen animalske ingredienser, heller ikke egg, melkeprodukter eller honning, eller produkter med skinn, ull eller silke, tilsetningsstoffer eller liknende som produseres fra dyr, inklusive insekter) og alkoholfritt. Er du i tvil om noe du skal ha med er vegansk, ta kontakt med oss.
Vi oppfordrer utstillere til å innholdsmerke mat og produkter (allergener, sukkerfritt, rawfood osv.). Ved salg av mat eller utdeling av smaksprøver må det meldes fra til Mattilsynet. Dette er utstillers eget ansvar. Gå inn på Mattilsynets hjemmeside www.mattilsynet.no, og bruk skjematjenestene der.
Fokus på miljøet
Vi har et stort fokus på miljø, og ønsker å redusere mengden avfall og resirkulere så mye som mulig. Vennligst hjelp oss å kaste alt søppel i riktige beholdere. Vi vil ha beholdere for glass og metall i tillegg til papir, plast og restavfall.
Vi krever bruk av miljøvennlig servise til matsalg (spiser på festivalområdet), dvs resirkulert materiale og/eller plastfritt. Det skal ikke benyttes produkter i plast som ikke er nedbrytbar. Hvis du deler ut smaksprøver bør du ha en egen søppelbøtte på standen. Vurder gjerne rabatt til kjøpere som har medbrakte beholdere eller gjenbruker fat eller drikkebeholdere, forutsatt at dette kan forenes med smittevernhensyn.
Vann
Festivalen vil ha vanntilgang (kaldt vann), men ingen kjøkkenfasiliteter. Det vil dermed være begrensede muligheter for vask av utstyr, så utstillere bes sørge for egne løsninger på dette.
Montering og rigging av stand
Åpningstider for rigging av stand blir bekreftet når datoen nærmer seg, men fra fredag 27.08 ca kl 18:00, og dere kan rigge så lenge dere trenger. Det er mulig man må påregne noe egenmontering/opprigg dersom vi har lite kapasitet. Dersom man ønsker å hjelpe til med rigging/montering kan man komme tidligere, ta kontakt i så fall. Man kan rigge standplassen fra så tidlig man måtte ønske lørdag 28.08. Standen må være ferdig montert og alle produkter plassert senest 15 minutter før festivalen åpner, altså innen klokken 10:45. Utstillere må være på plass senest 30 minutter før festivalen åpner. Dersom utstiller ikke er på plass innen 10:30 kan standplassen tilfalle en annen utstiller uten at påmeldingsavgiften refunderes.
Standen må demonteres innen mandag 30.08 kl 12:00, helst så mye som mulig allerede søndag. Fjerning av søppel er inkludert i prisen, men må leveres til en bestemt plass på området. Husk å flatpakke all papp. Fjerning av søppel som ligger igjen på standen eller andre gjenglemte varer vil faktureres utstiller med et gebyr tilsvarende 10% av prisen for den standen det gjelder.
Vi kommer tilbake med informasjon om kjøring/parkering o.l. i god til før festivalen.
Sikkerhet/ forsikring
Vi understreker at Trondheim Green Fest ikke er ansvarlig for tyveri eller skade når det gjelder
standutstyr, standpersonell eller varer. Det er opp til deltakerne selv å tegne nødvendige forsikringer hvis man trenger det. Vi kommer til å ha vakt på området om natten, men det oppfordres til å ikke legge igjen verdisaker eller la utstyr ligge lett tilgjengelig. Skade på utstyr (telt, bord, stol(er) etc) vil faktureres utstiller.
Promotering
Vi kommer til å benytte facebook og instagram aktivt for å nå ut til publikum. Vi vil i tillegg annonsere i aviser, samt på aktuelle kulturkalendere, og promotere via andre aktiviteter vi gjennomfører. For å nå ut bredt til publikum er det fint om dere også aktivt bidrar til å promotere festivalen ved å reposte våre innlegg, og promotere deres deltagelse på festivalen, gjerne ved å legge ut arrangementet som ligger på vår facebookside, i nyhetsbrev o.l. Dette gir festivalen flere besøkende, og dermed flere kunder til våre utstillere. Vi vil lage program hvor alle utstillere listes opp. Vi tilbyr også sponsorpakker for de som ønsker ekstra promotering, ta kontakt på mail@trondheimgreenfest.no for mer informasjon om disse.
Goodiebags
Vi ønsker å gi goodiebags til våre frivillige og foredragsholdere som takk for hjelpen. De frivillige donerer av sin fritid for å gi oss, dere og publikum en fin festival, og dette ønsker vi å takke dem for ved å gi dem en oppmerksomhet. Uten frivillige er det umulig for oss å arrangere festivalen, og vi ønsker å vise dem vår takknemlighet. Dersom du har produkter til en goodiebag, vennligst hak av for dette i standregistreringen. Vi vet ikke nøyaktig antall, men ta gjerne utgangspunkt i 25-30 stk.
Viktig på festivalen
1. Utdeling av materiale og oppheng av plakater skal kun skje fra egen stand med mindre annet er avtalt.
2. Levende lys/flamme er ikke tillatt. Dersom det skal benyttes grill eller lignende, ta kontakt med oss.
3. Alt som serveres eller deles ut må være vegansk (altså ikke inneholde animalske ingredienser,
inkludert honning og tilsetningsstoffer). Alkohol er ikke tillatt.
4. Det er utstillers ansvar å holde standen ren og ryddig. Hensatt søppel på standplass etter festivalens slutt vil bli fakturert utstiller med 10% av standprisen.
5. Utstiller må være på plass på standen sin 30 minutter før festivalen åpner for å forhindre at
standplassen tilfaller en annen utstiller, uten at avgiften blir tilbakebetalt. Utstiller skal ikke forlate festivalen før stengetid de to dagene det er åpent. Standen må være ferdig rigget senest kl 10.45 den 28.08.
Information to Exhibitors Trondheim Vegan Fair 2020
Dates: August 28th - 29th 2021, 11:00 - 18:00 both days
Venue: Place ‘d Armes (Parkeringsplassen til Kristiansten Festning)
We hereby invite businesses and organizations to participate at Trondheim Green Fest 2021! Trondheim Green Fest will be an arena to show food, products and services that focus on our dear causes; environment, climate and sustainability, health and diet, animals and animal welfare. Everything offered at the festival will be related to one or more of these causes, and all products must be vegan (both food and other items) and be degradable materials.
We reach high to make sure Trondheim Green Fest will be magnificent and hope to have more than 2000 guests pr day. We offer different sizes on the stands, from 3x3m to sharing a table with another business. All will be in tents. It is also possible to have a foodtruck/foodcourt.
We will go for a two day festival outside, with tents as the main concept. In addition to exhibitors offering food, drinks, products, services (or other relevant things), we want to have known and not so known lecturers, and activities for big and small. We think there are so many good local businesses in Trøndelag we wish to show off, but we also welcome exhibitors from all of Norway for a two day festival!
Previously Trondheim Green Fest was arranged as Trondheim Vegan Fair. We chose to change the name this year, but this is still a fully vegan festival. By changing the name, we hope to reach a wider audience, and focus more on environment, climate and sustainability, and encourage a greener lifestyle, for the earth, health and animals. We wish to show businesses who offer products within one or more of these categories, and hope you will join us!
Trondheim Green Fest is arranged on a voluntary basis, and we have no goal to have a financial surplus to be given to private persons, either as goods or pay. All profits will be used for arrangements or activities related to the festival to make it as attractive as possible for the audience. A possible surplus will be used for the next arrangement.
Contact Information:
Email: mail@trondheimgreenfest.no
Website: www.trondheimgreenfest.no
Telephone: Ellen 454 45 540 or Katrin 957 34 754
Registration:
To register, complete the registration form here: https://forms.gle/FhAskMrjUkGdS12D7
After you have completed the registration form you will receive an invoice for the price of the stand you have chosen, due 14 days after we send it. The registration is binding, and non-refundable. Your stand place is not secure until after the stand fee is paid. If the festival is cancelled due to Covid-19, the fees are refunded. We reserve the right to cancel the festival if we see that we can`t arrange a festival that lives up to our expectations, no later than July 20th. All fees will be refunded if we do so.
Stand:
The price per stand varies depending on what you will sell/demonstrate. The stands are in tents, ranging from 3m x 3m alone, to sharing a 180cm table/area. Electricity, internet, table(s) and chair(s) must be ordered in addition if nothing else is specified. Please order this in the registration form. You must use tablecloth or other covers for tables. If you want a larger area, please contact us on mail@trondheimgreenfest.no. The price is for the entire festival.
Stands are divided into the following categories:
Sales stand: food/drinks sold that are consumed at the venue, or products sold at the venue. The stand is in a long tent that you share with other exhibitors. Electricity, internet, table(s) and chair(s) may be rented in addition. No alcohol is allowed.
Stand for samples/demos: no sale of products, but provides information, product samples (free), demonstrations etc. May sell prescriptions (magazines, food delivery etc.). The stand is in a tent with roof and walls. Electricity, internet, table(s) and chair(s) may be rented in addition.
Foodtruck/wagon: food/drinks sold that are consumed at the venue. Electricity, internet, table(s) and chair(s) may be rented in addition.
Product samples: There will be a possibility to place product samples at the venue for visitors to freely collect, or distributed by you. Such will be placed at the venue, but not in a tent (may be stored in a tent at night, you have to make sure of this yourself).
Volunteer/non-profit organizations: Stands for non-profit organizations without sale of goods as a central part of daily running of the organization. If your organisation would like a larger area you are required to pay for this, the price can be discussed. There will be no distribution of free food/drinks (f.ex. Cakes, coffee etc.). This is because such would be in direct competition to exhibitors that sell such products. You may distribute small pieces of candy/lollipops. This is not for political organizations. We only have 8 spots for free volunteer/non-profits, first one get one.
If you have needs not met here, please contact us.
Important! Please mark for electricity in the registration form if you need electricity for your stand. Bring your own extension cable/multi contacts. If you need lights, you must bring these yourself.
Serving and sale of food and samples
Everything that is handed out, sold or is on your stand at Trondheim Vegan Fair must be vegan (no animal ingredients, including eggs, dairy products and honey, leather, wool or silk), and alcohol free. If you are uncertain if your products include animal ingredients, get in touch.
We encourage exhibitors to mark ingredients in food and products (allergens, sugar free, raw food etc.). If you are going to sell food and or hand out of samples you must inform Mattilsynet. This is the responsibility of the exhibitor. Go to Mattilsynets home page and use the form service
Focus on the environment
We focus strongly on the environment, and wish to reduce the amount of waste and recycle as much as possible. Please help us throw away garbage in the right containers. We will have containers for glass/metal in addition to paper, plastic and general waste.
We require the use of environment-friendly cutlery (that is plastic free and/or recycled). We do not allow cutlery in non-degradable plastic. If you serve taste samples, you should have a garbage can at your stand for this cutlery. Feel free to offer discounts to visitors who bring their own containers, or reuses plates and/or drinking containers, but make sure to follow measures to reduce the risk of contamination/infections.
Water
The festival will be in a park with water access, but no kitchen facilities. We will provide access to water for exhibitors (more information on this later), but there will not be access to hot water. Therefore, there will be limited possibilities for cleaning of equipment, so exhibitors should provide own solutions for such.
Rigging of stands
The opening times for rigging of stands will be confirmed closer to the date, but around 18:00 on August 27th, and you may rig for as long as you need. You may have to help out with your tent if we have low capacity. If you wish to aid the assembly of your tent earlier, please contact us. You may start assembling your stand at any given time on Saturday 28th. The stand must be completely assembled and all products etc must be in place at least 15 minutes before opening time, that is 10:45. Exhibitors must be present at least 30 minutes before the festival opens. If exhibitors are not present by 10:30 the stand may be given to another exhibitor without a refund.
Stands must be completely disassembled at 12:00 on Monday the 30th of August. All goods and other items must be out of the venue by 19:00. Removal of rubbish is included in the stand price but must be delivered to a specific location in the venue, remember to flatten all cardboard. Removal of rubbish or other items which are left behind at the stand or other items will be invoiced to the exhibitor equivalent of 10% of the price for the stand.
We will get back to where to driving, parking and such in good time before the festival.
Security/insurance
We emphasize that Trondheim Green Fest will not be responsible for theft of or damage to stand equipment, personal belongings or goods. It is up to exhibitors to arrange their own insurance if needed. We will have guards during the night, but we encourage you to not leave any valuables or equipment easily available. Any damage to the facilities (tents, table(s), chair(s) etc) will be charged.
Promotion
We will actively use Facebook and Instagram to reach our visitors. We will also promote in papers, at event calendars, and through other events we do. To reach a wide audience, please actively promote the festival by re-posting our posts, and promote your participation at the festival, by posting our Facebook event, in newsletters etc. This will recruit more visitors, and thereby more customers for our exhibitors.
Goodiebags
We wish to give goodiebags to our volunteers and speakers as a thanks for the job they do. The volunteers are donating their leisure time to give us, you and the visitors a nice festival, and we wish to thank them by giving them a treat. We would not be able to arrange a festival without them. If you have any products for a goodiebag, please mark for this in the registration form. We do not have a number yet, but please plan for about 25-30 pieces.
Important at the fair
1. Handing out materials is only allowed at your own stand if no other agreement has been made.
2. Candles or open fire are not allowed. If you wish to use a barbecue or similar, please contact us.
3. Everything that is served/sold/handed out must be vegan (no animal ingredients). No alcohol is allowed.
4. It is the exhibitors responsibility to keep their stand tidy and clean. Rubbish left behind will be invoiced to the exhibitor.
5. Exhibitors must be present by 10:30 otherwise the stand will be given to another exhibitor without a refund. Exhibitors may not leave before the festival closes either days.
